NộI Dung
- giai đoạn
- Phần 1 Chọn phương pháp ghi dữ liệu
- Phần 2 Thực hiện nghiên cứu
- Phần 3 Phân tích kết quả và thay đổi
Nghiên cứu về thời gian và chuyển động liên quan đến việc phân tích hiệu suất công việc bằng cách quan sát và thực hiện các nhiệm vụ thời gian. Nó có thể giúp bạn xác định mức độ hiệu quả trong ngày của bạn, cho phép bạn tiết kiệm năng lượng và thời gian vì lợi ích của mọi người! Bạn có thể thực hiện loại nghiên cứu này về bản thân hoặc người khác. Nhưng trước tiên, bạn cần chọn phương thức để sử dụng, từ quan sát thời gian thực đến phương pháp lấy mẫu (phương pháp chụp nhanh), trước khi chuyển sang quan sát và định thời cho nhiệm vụ. Sau khi nghiên cứu hoàn tất, bạn có thể sử dụng kết quả để thiết lập cách làm việc hiệu quả hơn.
giai đoạn
Phần 1 Chọn phương pháp ghi dữ liệu
-
Sử dụng phương pháp lấy mẫu nếu bạn hết thời gian. Phương pháp này liên quan đến việc quan sát nhân viên tại các thời điểm nhất định thay vì đều đặn. Các khoảng có thể là ngẫu nhiên hoặc thường xuyên. Bạn quan sát công nhân trong một khoảng thời gian, sau đó ngoại suy trên cơ sở các mẫu thời gian cho mỗi nhiệm vụ. Phương pháp này hiệu quả hơn đối với các hoạt động có ít thành phần hoặc công nhân thực hiện ít nhiệm vụ nói chung.- Ví dụ, với một nhân viên có nhiệm vụ chính là thanh toán, lấy mẫu ngẫu nhiên có thể có hiệu quả vì nó cho phép bạn xem người đó đang làm gì mỗi khi bạn lấy hàng. Khi bạn có tất cả dữ liệu, bạn có thể xác định hoạt động hoặc thành phần cần nhiều thời gian hơn cho người đó bằng cách so sánh tần suất và thời gian của nhiệm vụ trong mỗi mẫu ngẫu nhiên.
- Ưu điểm của phương pháp này là khả năng quan sát nhiều người trong một khoảng thời gian xác định thông qua luân chuyển cá nhân.
- Nếu bạn tự áp dụng phương pháp này, bạn có thể lên lịch báo thức sẽ kích hoạt vào các khoảng thời gian nhất định để bạn ghi lại công việc bạn đang làm trong một khoảng thời gian nhất định.
-
Xem hoạt động trong thời gian thực để đặt câu hỏi. Với phương pháp này, bạn ở cùng phòng với nhân viên khi họ thực hiện nhiệm vụ. Bạn quan sát công việc mà nó thực thi và phá vỡ nó trong khi định thời gian cho nó. Mỗi thành phần phải là một tổng thể dễ hiểu mà không quá chi tiết và khó theo dõi.- Không cần phải có thời gian cho một hoạt động lớn mà không kiểm tra các thành phần. Chính nhờ những điều này mà bạn có thể xác định được những thiếu sót. Trong thực tế, không cần phải ngăn chặn nhân viên trong công việc của mình: bạn sẽ chỉ chia nhỏ nhiệm vụ cho mục đích đăng ký. Ví dụ, nếu công việc của anh ta là tham khảo các bức thư, các thành phần sẽ là: đi đến nơi gửi thư, tìm thư trong câu hỏi, mang chúng đến văn phòng mở phong bì, đọc nội dung và ném hoặc xử lý từng thư.
- Có thể hữu ích khi có một nhóm người chịu trách nhiệm quan sát người lao động. Do đó, một người có thể chịu trách nhiệm dừng đồng hồ, ghi thời gian khác và người thứ ba để ghi chú.
- Bạn cũng có thể áp dụng phương pháp này vào công việc của bạn. Trong trường hợp này, bạn sẽ phải xếp hạng từng thành phần khi bạn chạy nó.
-
Tạo một video cho một liên lạc tự nhiên hơn. Thay vì quan sát các hoạt động được thực hiện trong thời gian thực, hãy tạo một video. Do đó, bạn có thể quay lại sau để phân tích thời lượng của mỗi tác phẩm. Nó sẽ không phải là một mất mát lớn đối với bạn, vì bạn luôn có thể tua lại bản ghi để xem lại một chuỗi. -
Đưa vào video để có kết quả chính xác hơn. Nếu bạn đo hiệu suất của chính mình, phương pháp này sẽ đơn giản hơn nhiều so với hai phương pháp kia. Lắp đặt camera trên giá ba chân với góc lý tưởng để ghi lại công việc. Hãy để máy ảnh ghi lại một công việc bạn đang làm, ví dụ như khi viết báo cáo.- Đánh giá hoạt động trong một khoảng thời gian. Ví dụ: bạn có thể tiến hành đánh giá trong một tuần hoặc một tháng.
Phần 2 Thực hiện nghiên cứu
-
Tạo một bảng tính để lưu dữ liệu. Bạn sẽ cần một công cụ để ghi lại nhiệm vụ và một bảng tính là lý tưởng. Ngoài ra, bạn sẽ cần phải ghi lại thời gian. Nhiệm vụ thường được thực hiện theo lô. Nếu đây là trường hợp của bạn, hãy lập kế hoạch một trường để ghi lại thời lượng của từng thành phần của từng nhiệm vụ. Đối với phần này, bạn sẽ chỉ cần một bộ hộp được đánh số. Bạn cũng sẽ cần thêm một cột để nhận xét.- Ví dụ: nếu công việc của nhân viên là kiểm tra email và một trong các thành phần là đọc chúng, hãy ghi lại thời gian cần thiết để đọc từng phần được đánh số bên cạnh thành phần.
-
Chia khối lượng công việc thành các hoạt động nhỏ. Để thực hiện nghiên cứu thời gian và chuyển động, bạn phải xác định một phần thời gian dành cho mỗi công việc. Nói chung, cách duy nhất để cải thiện hiệu suất của nhóm là xem xét các hành động nhỏ của từng nhiệm vụ. Ngay sau khi công việc kết thúc, hãy chỉ ra từng thành phần theo sau là một mô tả ngắn gọn.- Bí quyết là tìm đúng chi tiết. Ví dụ, thời gian cần thiết để nhấn nút là thông tin không cần thiết. Tuy nhiên, bạn không nên lạm dụng quá nhiều, vì điều này có thể làm mất dữ liệu cần thiết để phát hiện mức độ hiệu suất.
- Giả sử bạn kiểm tra email của bạn. Nhiệm vụ này sẽ cần được chia nhỏ như sau: kết nối với máy tính và hộp thư đến của bạn, xóa thư rác mà không cần mở, đọc email, viết câu trả lời cho email và sắp xếp tệp vào các thư mục.
-
Lưu từng nhiệm vụ. Bắt đầu với một chiếc đồng hồ bấm giờ. Cố gắng tính thời gian cho từng phần của nhiệm vụ, lưu ý mất bao lâu để hoàn thành mỗi nhiệm vụ. Nói chung là dễ dàng hơn để dừng và khởi động lại đồng hồ bấm giờ bằng thời gian đã trôi qua. Sau đó, bạn có thể tính số giây cần cho mỗi hoạt động.- Để có độ chính xác cao hơn, hãy thu thập dữ liệu trong vài ngày.
-
Nhiệm vụ thời gian với video. Khi sử dụng video, bạn phải dừng và khởi động lại nó cho từng thành phần bạn đang định thời gian. Điều này sẽ cho bạn thời gian để thực hiện các quan sát và lưu ý thời lượng của từng thành phần.
Phần 3 Phân tích kết quả và thay đổi
-
Tính thời lượng trung bình của mỗi bước. Khi bạn đã thu thập tất cả dữ liệu, hãy thử tính thời lượng trung bình của mỗi bước. Để lấy trung bình, tính tổng tất cả thời lượng của một thành phần và chia cho số lượng thời lượng trong nhóm đó.- Ví dụ: nếu đọc thư là một thành phần, thời lượng có thể là 4 phút, 1 phút, 2 phút, 3 phút và 5 phút. Tính tổng các số này: 4 + 1 + 2 + 3 + 5 = 15. Chia kết quả cho số lượng thời lượng thu được. Trong trường hợp của loài, nó là 5. Chia 15 cho 5 để có trung bình 3 phút qua thư.
-
Xác định thời lượng trung bình của một hoạt động. Cách tiếp cận đơn giản nhất để xác định thời lượng trung bình của toàn bộ tác vụ là tính tổng tất cả các giá trị trung bình của các thành phần. Điều này sẽ giúp bạn tìm thấy trung bình của tất cả các công việc. -
Xếp hạng các nhiệm vụ theo mức độ quan trọng. Phân loại các hoạt động theo mức độ quan trọng để biết cái nào là ưu tiên. Không cần gán số: bạn chỉ có thể gắn nhãn chúng là nhiệm vụ quan trọng và không quan trọng. Ví dụ, có thể rất quan trọng để trả lời e-mail, nhưng trừ khi bạn đang làm việc trong dịch vụ khách hàng, có lẽ đó là một nhiệm vụ ít quan trọng hơn so với viết báo cáo. -
Giảm các hoạt động ít quan trọng và tốn thời gian. Sau khi đánh giá tất cả các nhiệm vụ, hãy xác định những nhiệm vụ nào cần đủ thời gian, nhưng không có giá trị lớn. Chính công việc này sẽ giúp bạn tìm cách giảm chi phí. Điều quan trọng không kém là nhìn vào các hoạt động tốn thời gian nhưng cũng quan trọng trong công việc của bạn. Nó chắc chắn sẽ không làm tổn thương để làm cho chúng hiệu quả hơn. -
Theo dõi các điểm đồng thời. Các tác vụ đồng thời có xu hướng kéo dài thời gian của mỗi hoạt động, vì bạn không thể tập trung vào nhiều công việc cùng một lúc. Khi bạn thực hiện nhiều tác vụ, chẳng hạn như xem e-mail và viết báo cáo cùng một lúc, hãy thử làm khác đi. Đặt thời gian để thực hiện một công việc tại một thời điểm. Khi bạn viết một báo cáo, hãy để chúng một mình.- Nếu bạn đọc được suy nghĩ của mình cả ngày, bạn sẽ buông tha về mặt tinh thần khỏi tất cả các nhiệm vụ khác mà bạn thực hiện. Thông thường, tốt hơn là chỉ làm một công việc tại một thời điểm. Ví dụ, bạn có thể đọc chúng vào buổi sáng, buổi trưa và ngay trước khi đi làm.
-
Tìm kiếm sự thiếu hụt để giảm chúng. Bạn sẽ thường tìm thấy sự thiếu hiệu quả trong các nhiệm vụ bạn dành thời gian và mô tả. Bằng cách loại bỏ những thiếu sót này, bạn sẽ có thể làm việc tốt hơn và tận dụng tối đa thời gian của bạn.- Ví dụ, nếu bạn phải điền tài liệu mỗi ngày trong một phòng khác bên ngoài văn phòng của bạn, hãy tìm thời gian để làm việc đó ngay lập tức. Việc liên tục qua lại sẽ khiến bạn lãng phí thời gian mà bạn có thể dành cho các nhiệm vụ khác.