NộI Dung
- giai đoạn
- Phần 1 Tổ chức giải thưởng dịch vụ
- Phần 2 Quản lý giai đoạn chuyển tiếp
- Phần 3 Suy nghĩ về sự phát triển lâu dài
Khi bạn rời khỏi một vị trí, có khả năng người giám sát hoặc người quản lý của bạn sẽ tìm kiếm sự giúp đỡ của bạn để tạo điều kiện cho việc ký kết hợp đồng của người kế nhiệm.Nếu bạn là người dám nghĩ dám làm và có tổ chức, bạn sẽ có thể đảm bảo sự chuyển đổi suôn sẻ cho doanh nghiệp của mình và rời đi trong khi để lại một danh tiếng chuyên nghiệp xuất sắc.
giai đoạn
Phần 1 Tổ chức giải thưởng dịch vụ
-
Thảo luận về tiến trình bàn giao với người giám sát của bạn. Để bắt đầu, bạn nên thảo luận kỹ lưỡng với người giám sát của bạn để xác định chính xác cách thức dịch vụ sẽ được thực hiện. Tùy thuộc vào công việc bạn làm và cách người quản lý của bạn thích làm việc, bạn có thể phải đóng góp rất nhiều cho việc chuyển đổi. Điều này có thể bao gồm thực tế là người thay thế bạn quan sát bạn làm việc trong một vài ngày hoặc thậm chí lâu hơn.- Trong hầu hết các trường hợp, ít nhất bạn sẽ cần chuẩn bị một tài liệu chuyển nhượng chính thức.
- Thảo luận điều này với người quản lý của bạn và xác định số tiền bạn dự kiến sẽ đóng góp, và những gì bạn sẽ cần tập trung vào khi bạn tiếp nhận dịch vụ.
-
Hãy trình bày sơ bộ tài liệu chuyển nhượng của bạn. Khi bạn có một ý tưởng rõ ràng về những kỳ vọng của người giám sát của bạn, bạn có thể bắt đầu viết tài liệu chuyển nhượng. Điều này sẽ giúp bạn tự tổ chức, đồng thời phân loại tất cả các nhiệm vụ và thông tin khác nhau mà bạn sẽ cần truyền đạt trong giai đoạn chuyển tiếp này. Tài liệu nên bao gồm các yếu tố sau:- thông tin chi tiết về các hoạt động, ưu tiên và nhiệm vụ hàng ngày của bạn,
- tổng quan về các điểm quan trọng liên quan đến chức năng này,
- một tuyên bố rõ ràng về những gì được mong đợi từ người kế nhiệm của bạn,
- một danh sách tất cả các tài liệu quan trọng phải được gửi. Đây có thể là một kế hoạch làm việc hoặc một hợp đồng nhất định.
-
Đặt tất cả các chi tiết cuối cùng. Nếu bạn biết rằng bạn sẽ sớm rời khỏi bài viết của mình, điều đó có thể giúp bạn nỗ lực thêm để đảm bảo bạn không để lại bất cứ điều gì còn dang dở. Bạn sẽ trải nghiệm sự hài lòng thực sự nếu bạn quản lý để thực hiện điều này và bạn cũng sẽ có thể giúp đỡ người thay thế bạn trên cơ sở tốt. Làm điều này cũng sẽ giúp bạn đi bằng cách đối xử tốt với các ông chủ của bạn và duy trì danh tiếng tốt.- Điều này có thể không phải lúc nào cũng có thể, nhưng nếu bạn có một thư mục sắp hoàn thành, hãy nỗ lực thêm để hoàn thành nó.
- Ngoài ra, một người mới đến để giải quyết một thỏa thuận khi gần kết thúc có thể khó hoàn thành nó, vì nó không nhận thức được tất cả sự phức tạp của tệp.
-
Nói chuyện với các đồng nghiệp của bạn. Trước khi người kế nhiệm của bạn nhậm chức, hãy tìm thời gian để thảo luận với các đồng nghiệp của bạn về việc bàn giao và hỏi họ xem họ có nghĩ rằng bạn nên tập trung vào điều gì không. Nếu một vấn đề đang chờ xử lý và bạn không biết về nó, đó là cơ hội mơ ước để thông báo.- Các vấn đề mới dường như không có tác động đến những ngày cuối cùng của bạn, nhưng nếu bạn nhận thức được chúng ít nhất, bạn sẽ có thể báo cáo chúng cho bất cứ ai thay thế bạn.
- Nó cũng cung cấp cho bạn cơ hội để đảm bảo tất cả nhân viên của bạn biết bạn sẽ rời đi và khi bạn rời đi. Thông báo cho họ về giai đoạn chuyển tiếp để họ tính đến nó.
- Có một cơ hội tốt rằng năng suất của bạn sẽ giảm trong giai đoạn chuyển tiếp, đó là lý do tại sao nên thông báo trước cho nhân viên của bạn.
-
Viết một tài liệu chuyển nhượng chính thức. Bước cuối cùng trong việc chuẩn bị cho quá trình chuyển đổi là hoàn thành việc viết văn bản chuyển nhượng chính thức. Bạn có thể sử dụng bản nháp bạn đã thực hiện, nhưng hãy chắc chắn mở rộng nó và bao gồm tất cả các thông tin quan trọng. Bạn sẽ cần xem lại tài liệu với người giám sát của bạn và tất cả các thành viên khác trong nhóm. Hãy thử làm điều này và gửi tài liệu cho người kế nhiệm của bạn một vài ngày trước ngày mà nó được cho là sẽ nhậm chức. Nội dung của loại tài liệu này sẽ thay đổi tùy thuộc vào loại công việc được thực hiện, nhưng nó có thể bao gồm những điều sau đây:- một danh sách và thời gian biểu của các hành động sẽ được thực hiện,
- một cuộc họp ngắn về các vấn đề hiện tại,
- lịch của thời hạn và các sự kiện sắp tới,
- thông tin đăng nhập và mật khẩu,
- một danh sách các liên hệ hữu ích,
- hướng dẫn cách quản lý thư mục và tập tin trên máy tính.
Phần 2 Quản lý giai đoạn chuyển tiếp
-
Chỉ định càng nhiều thời gian càng tốt cho quá trình chuyển đổi. Bạn vẫn có thể có mặt khi người kế nhiệm của bạn nhậm chức và bạn có thể được yêu cầu hoàn thành một dịch vụ hoàn thiện hơn. Thời gian của quá trình chuyển đổi này khác nhau, nhưng trong một số trường hợp, bạn sẽ có một vài ngày hoặc hơn để giúp người mới tạo được dấu ấn của mình. Nói chung, bạn càng dành nhiều thời gian trong giai đoạn chuyển tiếp, bạn càng có thể truyền tải nhiều thông tin hơn.- Chắc chắn sẽ có những chi tiết bạn sẽ quên và có ai đó theo dõi bạn là một cách tốt để đối đầu với các nhiệm vụ hàng ngày khác nhau mà bạn thực hiện.
-
Vượt qua các tài liệu quan trọng cá nhân. Trong giai đoạn chuyển tiếp, nên đảm bảo rằng tất cả các dữ liệu quan trọng và các tài liệu quan trọng đều được truyền cho cá nhân. Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các nhiệm vụ quan trọng nhất được thực hiện trong các tiêu chuẩn và các ưu tiên được xác định rõ ràng. Chuyển trực tiếp các tài liệu cũng sẽ cho phép bạn thảo luận kỹ lưỡng các vấn đề phức tạp nhất trước khi bạn rời đi.- Cơ hội này mà bạn sẽ phải truyền thông tin chính trong khi cho phép người kế nhiệm của bạn hỏi bạn câu hỏi trực tiếp là điều cần thiết cho quá trình chuyển đổi suôn sẻ.
- Điều này cũng sẽ cung cấp cho bạn cơ hội để cung cấp một hình nón và mang lại một số sắc thái cho một cuộc thảo luận mà nếu không có thể đã bị bỏ qua.
-
Hãy nỗ lực để mang lại sự giúp đỡ của bạn. Nếu bạn thấy mình liên lạc với người kế nhiệm trong công việc, bạn nên luôn luôn quan tâm và chăm sóc. Hãy nỗ lực để xác định và giúp giải quyết mọi vấn đề có thể phát sinh. Người thay thế bạn có thể bị đe dọa và hơi ngại ngùng trong vài ngày đầu và anh ấy có thể sợ làm phiền bạn với những câu hỏi của anh ấy.- Hãy chắc chắn để làm rõ rằng bạn đang ở đó để giúp đỡ và câu hỏi được chào đón.
- Khi làm như vậy, bạn sẽ giúp đặt ra một tình huống trong đó trách nhiệm cho giải thưởng dịch vụ sẽ được chia sẻ giữa người kế nhiệm của bạn và bạn.
-
Tổ chức một cuộc họp để đóng bàn giao. Điều cuối cùng cần làm trước khi bạn đi và hoàn thiện dịch vụ là tổ chức một cuộc họp cuối cùng với người thay thế bạn. Yêu cầu anh ta gửi bất kỳ câu hỏi nổi bật nào anh ta có thể có và các ghi chú anh ta đã thực hiện. Cuộc họp này là một cơ hội tuyệt vời cho người mới để đảm bảo anh ta hiểu được trách nhiệm và vai trò của mình.- Tất cả sự không chắc chắn có thể được làm rõ tại cuộc họp này.
- Tùy thuộc vào loại nơi bạn làm việc, có thể nên thận trọng để tránh người giám sát hoặc người quản lý của bạn tham dự cuộc họp.
- Ít nhất, bạn nên thông báo cho người quản lý của mình về cuộc họp được tổ chức ở đâu và khi nào, và hỏi xem có điều gì khác bạn muốn thêm không.
Phần 3 Suy nghĩ về sự phát triển lâu dài
-
Làm nổi bật bất kỳ tài liệu hỗ trợ hoặc đào tạo. Hãy thử xem việc chuyển dịch vụ là một cơ hội được trao cho bạn để giúp thực sự mang đến cho người kế nhiệm của bạn mọi cơ hội để thành công. Bạn không chỉ truyền tải công việc và các nhiệm vụ, bạn còn cố gắng giúp người thay thế bạn phát triển chuyên nghiệp, ngoài ra còn góp phần vào sự vững chắc của doanh nghiệp cũ của bạn về lâu dài.- Bạn có thể làm điều này bằng cách gửi bất kỳ cơ hội đào tạo mà bạn biết.
- Bạn có thể đã làm theo, khi bạn bắt đầu thực hiện công việc này, các khóa đào tạo giúp bạn tạo dấu ấn và thích nghi.
- Đừng quên trình bày điều này với người kế nhiệm của bạn và khuyến khích anh ấy khám phá một số khả năng.
-
Đừng bỏ bê văn hóa làm việc. Nếu bạn có cơ hội dành thời gian với người sẽ cầm đuốc của bạn, điều quan trọng là bạn không chỉ tập trung vào các khía cạnh kỹ thuật trong công việc của bạn. Mỗi công ty là duy nhất và có một môi trường và văn hóa làm việc độc đáo có thể đe dọa hoặc gây nhầm lẫn cho người mới. Hãy chắc chắn rằng bạn dành thời gian để giải thích mọi thứ đang hoạt động như thế nào trong công ty của bạn.- Hãy nỗ lực để cho anh ấy thấy xung quanh văn phòng và trình bày nó cho tất cả nhân viên.
- Hãy chắc chắn xác định rõ vai trò của người mới và làm rõ nhiệm vụ của nhân viên cũ.
- Nếu công việc mà người mới đang làm hơi khác so với các ưu tiên và trách nhiệm của bạn hoặc anh ấy / cô ấy là khác nhau, hãy đảm bảo rằng các nhân viên khác biết.
-
Cung cấp thông tin của bạn. Nếu bạn thực sự muốn làm nhiều hơn, hãy cung cấp dữ liệu liên lạc của bạn cho nhân viên mới. Bạn có thể nói với anh ta rằng anh ta có khả năng liên lạc với bạn trong trường hợp có vấn đề lớn hoặc nếu anh ta cần được hướng dẫn. Không phải ai cũng sẽ vui vẻ làm điều đó, và điều đó chắc chắn sẽ phụ thuộc vào mối quan hệ của bạn với sếp cũ.- Một vấn đề thường có thể được giải quyết với một email đơn giản.
- Việc bạn đề xuất giúp đỡ tốt sau khi rời đi sẽ để lại ấn tượng tốt và giúp cải thiện danh tiếng của bạn.