NộI Dung
- giai đoạn
- Phần 1 Chuẩn bị hội thoại
- Phần 2 Tham gia vào cuộc trò chuyện
- Phần 3 Chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc gọi
Cho dù bạn muốn có được một ngày hoặc bán hàng, bạn có thể phải thực hiện một cuộc gọi điện thoại lớn. Nếu bạn không quen nói chuyện điện thoại, tham gia vào một cuộc trò chuyện có thể gây khó khăn. Chìa khóa để trao đổi qua điện thoại thành công là chuẩn bị và đảm bảo rằng cả hai bên đều cảm thấy thoải mái để bạn có thể tiếp cận chủ đề một cách dễ dàng.
giai đoạn
Phần 1 Chuẩn bị hội thoại
-
Biết những gì bạn muốn từ cuộc gọi. Trước khi bạn lấy điện thoại, điều quan trọng là bạn phải xác định những gì bạn hy vọng nhận được từ trao đổi này. Ví dụ: nếu bạn đang gọi ai đó mà bạn chèn ép, mục tiêu có thể là tránh đi ra ngoài. Trong một cuộc gọi kinh doanh, mục tiêu có thể là bán một dịch vụ hoặc hàng hóa. Tự hỏi bản thân bạn hy vọng nhận được gì từ cuộc trò chuyện này.- Khi có thể, tốt nhất là càng cụ thể càng tốt khi xác định mục tiêu của bạn. Điều này sẽ giúp bạn chuẩn bị tốt hơn cho cuộc trò chuyện.
- Trong một số trường hợp, mục tiêu của bạn cho cuộc gọi sẽ chung chung hơn. Ví dụ: bạn có thể gọi cho một công ty để hỏi về các dịch vụ mà nó cung cấp, mà không biết chính xác những gì bạn đang tìm kiếm. Thông tin bạn sẽ nhận được có thể giúp bạn làm rõ chính xác những gì bạn muốn hoặc cần.
-
Tìm ra người mà bạn sẽ nói chuyện. Khi bạn gọi để nói chuyện với một người cụ thể mà bạn không biết rõ, hãy tìm thông tin về họ. Điều này sẽ giúp bạn có được một ý tưởng tốt hơn về những gì bạn sẽ mong đợi từ cuộc trò chuyện. Ví dụ: nếu bạn gọi cho ông chủ của một công ty, anh ta có lẽ rất bận rộn và sẽ không có nhiều thời gian để cấp cho bạn. Nếu bạn gọi ai đó ngại ngùng, bạn có thể phải thực hiện hầu hết các cuộc nói chuyện.- Nếu bạn thực hiện một cuộc gọi kinh doanh, hãy truy cập trang web kinh doanh của người bạn đang cố gắng liên hệ. Bạn sẽ có thể tìm thấy tiêu đề của cô ấy và thậm chí có thể là một tiểu sử sẽ giúp bạn biết được cô ấy là ai.
- Nếu bạn thực hiện một cuộc gọi cá nhân, hãy hỏi một người bạn biết người bạn đang gọi để cung cấp cho bạn thông tin về nó.
-
Lưu ý một vài điểm của cuộc trò chuyện. Một khi bạn biết bạn muốn gì và bạn sẽ nói chuyện với ai, bạn có thể cảm thấy thư giãn hơn sau khi chuẩn bị một số ghi chú cho cuộc gọi điện thoại. Đây có thể là những điểm bạn hoàn toàn muốn thảo luận hoặc câu hỏi bạn muốn hỏi. Chuẩn bị một danh sách có thể giúp bạn tránh bỏ lỡ điều gì đó quan trọng khi bạn gọi.- Nó có thể hữu ích để vẽ một kế hoạch về những gì bạn sẽ nói trong quá trình trao đổi. Tất nhiên, bạn sẽ phải điều chỉnh theo câu trả lời của đối tác, nhưng nó có thể giúp bạn theo dõi nếu bạn lo lắng khi nói chuyện điện thoại.
- Hãy suy nghĩ về thời gian có thể của cuộc gọi. Tốt nhất là giả định rằng bạn sẽ chỉ có một thời gian ngắn để tập trung vào các chủ đề quan trọng nhất.
Phần 2 Tham gia vào cuộc trò chuyện
-
Chào hỏi người đối thoại của bạn và giới thiệu bản thân. Bạn nên bắt đầu bằng cách chào người đón, bởi xin chào hoặc Chào. Hầu hết mọi người ngày nay có điện thoại với người gọi, nhưng bạn vẫn sẽ cần đến, trừ khi người ở cuối dòng đang chào bạn bằng tên của bạn. Nếu bạn gọi cho một người mà bạn biết tương đối rõ, tên của bạn có thể là đủ. Trong các tình huống khác, bạn có thể cần cung cấp thêm thông tin để người đó có thể nhận dạng bạn.- Để chào hỏi người đối thoại của bạn, bạn có thể thích nghi với thời gian trong ngày: xin chào, xin chào buổi tối.
- Nếu đây là một cuộc gọi kinh doanh, bạn cũng nên chỉ định tên của công ty bạn đang làm việc. Ví dụ: bạn có thể nói: "Xin chào, tôi là Jessica Brion từ Grasse Communication".
- Nếu bạn gọi ai đó bạn thích, bạn có thể đề cập đến địa điểm cuộc họp của bạn. Ví dụ: bạn có thể nói: "Xin chào, đó là Jean Daniel, chúng tôi đã gặp nhau tại phòng tập thể dục tuần trước. "
- Nếu bạn đang gọi ai đó mà bạn có bạn chung, bạn sẽ cần chỉ định tên của bạn mình. Ví dụ: bạn có thể nói: "Xin chào, đây là Alice, lamie dÉric. Anh ta hẳn đã nói với bạn rằng tôi sẽ gọi ... "
- Nếu bạn đang gọi về một vị trí tuyển dụng, bạn sẽ cần chỉ định nơi bạn tìm thấy quảng cáo. Ví dụ: bạn có thể nói: "Xin chào, tên tôi là Jean Valgean. Tôi đang gọi cho bạn về bài đăng được đăng trên báo ngày hôm qua. "
- Nếu bạn gọi cho một công ty để yêu cầu thông tin chung chung, bạn có thể không cần chỉ định tên của mình. Bạn chỉ có thể nói: "Xin chào, tôi quan tâm đến dịch vụ giữ trẻ của bạn. "
-
Hỏi người đối thoại của bạn nếu anh ta sẵn sàng nói chuyện với bạn. Nếu bạn muốn cuộc trò chuyện qua điện thoại thành công, điều quan trọng là bạn phải chắc chắn rằng người bạn đang gọi cũng tập trung như bạn đang nói chuyện. Đối với điều đó, bạn sẽ có lợi ích tốt nhất để hỏi anh ấy nếu nó có thời gian để nói chuyện với bạn trước khi bắt đầu cuộc trò chuyện. Nếu liên hệ của bạn xác nhận rằng anh ấy có thời gian để thảo luận, bạn có thể bắt đầu trao đổi. Nếu anh ấy nói với bạn rằng anh ấy đang bận hoặc sắp ra, bạn sẽ phải tìm một thời gian khác để nói chuyện với anh ấy.- Nếu người bạn đang gọi không có mặt để nói khi bạn gọi, hãy đặt thời gian bạn sẽ gọi lại trước khi cúp máy. Bạn có thể nói, "Tôi có thể gọi lại cho bạn chiều nay không? Lúc 3 giờ chiều chẳng hạn? "
- Nếu bất cứ ai khác muốn gọi lại cho bạn, hãy cung cấp cho họ một ngày và thời gian bạn sẽ có mặt. Bạn có thể nói với anh ta, "Tôi sẽ có mặt vào sáng mai. Hãy nói khoảng 10 giờ tối? "
-
Phá băng với những bữa tiệc. Nếu bạn gọi để hỏi hoặc bán một cái gì đó, sẽ không phải lúc nào cũng tốt để đi thẳng vào vấn đề. Điều này có thể được đưa ra cho người đối thoại của bạn. Thiết lập mối quan hệ bằng cách trao đổi một vài mệnh lệnh về các chủ đề nhẹ, chẳng hạn như thời tiết.- Đừng để tầm thường kéo dài quá lâu. Người khác có thể bắt đầu simpatient.
- Nếu bạn biết người bạn đang gọi, hãy cá nhân hóa lời nói của bạn bằng cách nói về các trung tâm quan tâm mà bạn biết. Ví dụ: nếu bạn gọi ai đó là người hâm mộ thể thao, bạn có thể nói với anh ấy: "Trận đấu của PSG tối qua rất tuyệt phải không? "
- Nếu bạn không biết người bạn đang gọi, hãy nói điều gì đó chung chung hơn. Ví dụ, bạn có thể nói: "Tuần này trời rất nóng phải không? Dường như với tôi rằng nó không quá nóng vào mùa hè năm ngoái. "
-
Thảo luận về chủ đề của cuộc gọi của bạn. Một khi bạn cảm thấy rằng bạn và người kia thoải mái và thoải mái hơn, sẽ đến lúc bắt tay vào công việc. Nói với người gọi của bạn tại sao bạn đang gọi. Hãy rõ ràng và súc tích nhất có thể, bởi vì nếu bạn đi lang thang, bạn sẽ có ấn tượng về việc thiếu bảo hiểm.- Nếu bạn muốn hỏi điều gì đó với người đối thoại, trong khi lập kế hoạch bảo hiểm, bạn cũng sẽ phải giữ lịch sự.
- Nếu bạn nói quá lâu mà không dừng lại, người đối thoại của bạn có thể bắt đầu mất dấu những gì bạn đang nói. Nếu bạn có nhiều điều để nói, sẽ là một ý tưởng tốt để nghỉ ngơi và hỏi ý kiến của anh ấy.
- Không ăn hoặc nhai kẹo cao su trong khi nói chuyện điện thoại. Tiếng ồn sẽ tạo ấn tượng rằng bạn không thực sự tham gia vào cuộc trò chuyện.
Phần 3 Chuẩn bị sẵn sàng cho cuộc gọi
-
Tìm một nơi yên tĩnh. Khi đến lúc thực hiện cuộc gọi, bạn sẽ phải đảm bảo rằng cuộc gọi diễn ra suôn sẻ nhất có thể. Bạn sẽ cần tạo một môi trường thuận lợi cho cuộc trò chuyện. Chọn một nơi yên tĩnh, nơi tiếng ồn nền sẽ được giới hạn ở mức tối đa, để tránh phải yêu cầu người đối thoại của bạn lặp lại những gì anh ta vừa nói hoặc phải hét lên để anh ta nghe thấy bạn.- Nơi tốt nhất để thực hiện cuộc gọi của bạn sẽ là một căn phòng nơi bạn sẽ ở một mình và cửa sẽ bị đóng. Như vậy, bạn sẽ chắc chắn rằng không gian sẽ yên tĩnh.
- Nếu bạn phải gọi từ văn phòng của bạn, nằm trong một hộp mở, gần với đồng nghiệp của bạn, bạn có thể lên kế hoạch thực hiện vào thời điểm văn phòng chưa đầy. Ví dụ, bạn có thể gọi điện thoại trong giờ nghỉ trưa hoặc vào cuối ngày, khi các đồng nghiệp của bạn trở về nhà.
- Bất cứ khi nào có thể, tránh thực hiện các cuộc gọi quan trọng ở nơi công cộng, chẳng hạn như nhà hàng hoặc cửa hàng. Những nơi này thường rất giàu phiền nhiễu và quá ồn ào để tổ chức một cuộc trò chuyện thành công. Nếu bạn phải gọi cho ai đó khi bạn ra ngoài, hãy cố gắng tìm một nơi yên tĩnh, chẳng hạn như hành lang dẫn đến phòng tắm của một nhà hàng hoặc một kệ trống của một cửa hàng.
-
Kiểm tra xem mạng có tốt không Ngày nay, nhiều người sử dụng điện thoại di động làm điện thoại chính. Nếu đó là trường hợp của bạn, hãy đảm bảo rằng bạn có tín hiệu tốt trước khi thực hiện cuộc gọi của mình, để đảm bảo kết nối tốt. Di chuyển cho đến khi bạn có đủ tín hiệu. Nếu bạn không thành công, bạn có thể sử dụng điện thoại cố định.- Chất lượng âm thanh của một cuộc gọi từ một đường dây cố định đôi khi sẽ tốt hơn so với trên điện thoại di động. Đối với điều này, nếu cuộc gọi của bạn là rất quan trọng, tốt nhất là sử dụng một đường dây cố định. Điều này sẽ đặc biệt đúng nếu bạn đang gọi một người lớn tuổi, người mà lời khen có thể không xuất sắc.
- Khi sử dụng điện thoại di động, đảm bảo giữ thiết bị để micrô bên trong có thể truyền giọng nói của bạn mà không gặp vấn đề gì. Tốt nhất là không thực hiện một cuộc gọi lớn trên loa.
-
Hãy chắc chắn rằng bạn cảm thấy thoải mái. Trước khi quay số, hãy chắc chắn sẵn sàng tập trung hoàn toàn vào cuộc trò chuyện.Ví dụ, bạn sẽ cần đảm bảo rằng bạn không muốn đi vệ sinh và bạn có thứ gì đó để uống gần đó, trong trường hợp bạn khát. Ngoài ra, chuẩn bị khăn giấy, trong trường hợp bạn phải hắt hơi trong khi gọi.- Xác định xem bạn sẽ đứng hay ngồi tốt hơn để thực hiện cuộc gọi của bạn. Nếu bạn lo lắng, nhịp độ trong khi gọi điện có thể giúp bạn bình tĩnh.