NộI Dung
- giai đoạn
- Phần 1 Chọn một nền tảng truyền thông
- Phần 2 Tạo tài liệu đào tạo hiệu quả
- Phần 3 Giám sát nhân viên
Nhân viên làm việc từ xa có thể là một tài sản lớn cho tổ chức của bạn. Tuy nhiên, đào tạo của họ có thể đặt ra những thách thức đặc biệt. Nếu nhân viên của bạn sống xa cơ sở kinh doanh của bạn, hãy chắc chắn thiết lập một nền tảng giao tiếp phù hợp và đáng tin cậy. Gửi cho họ tài liệu đào tạo được phát triển tốt để họ tự học các yêu cầu công việc.Cuối cùng, giám sát trực tiếp và phản hồi thường xuyên có thể giúp họ thích nghi một cách hiệu quả và hiệu quả.
giai đoạn
Phần 1 Chọn một nền tảng truyền thông
-
Yêu cầu họ đến công ty nếu có thể. Ngay cả khi một nhân viên làm việc từ xa, bạn có thể mang nó đến công ty để đào tạo. Đây thường là lựa chọn đào tạo thiết thực và hiệu quả nhất cho nhân viên làm việc từ xa, nhưng sống gần văn phòng hoặc công ty con của công ty. Tuy nhiên, nếu họ sống quá xa, khả năng này có thể được loại trừ. -
Tổ chức hội nghị truyền hình để đào tạo cá nhân. Các cuộc gọi và hội nghị truyền hình cung cấp một liên lạc cá nhân cho quá trình đào tạo và có thể được sử dụng để làm rõ các chi tiết quan trọng về công việc. Cuộc trò chuyện hàng tuần sẽ giúp bạn theo dõi tiến trình của nhân viên.- Hội nghị truyền hình hiệu quả hơn cho những nhân viên làm việc từ xa và tham gia vào chiến lược hoặc tiếp thị của công ty: kênh này cho phép bạn thảo luận tự do với họ về ý tưởng và quy trình.
- Nếu nhân viên và bạn không có cùng múi giờ, hãy nhớ chọn thời gian phù hợp với cả hai bạn.
- Dưới đây là một số ứng dụng tuyệt vời cho hội nghị truyền hình: Skype, Zoom hoặc Slack.
-
Sử dụng một dịch vụ ngay lập tức. Đối với các công ty có hoạt động đòi hỏi sự hợp tác và giao tiếp giữa nhân viên với nhân viên thường xuyên, dịch vụ ngay lập tức là lựa chọn phù hợp nhất vì nó cung cấp cho người lao động giao tiếp theo thời gian thực.- Nếu nhân viên có bất kỳ câu hỏi nào trong quá trình đào tạo, anh ấy hoặc cô ấy có thể giới thiệu bạn qua đường dây ngay lập tức để được phản hồi nhanh chóng. Ngoài ra, bạn có thể gửi cho anh ấy những nhận xét và s về thời gian thực về công việc của anh ấy thông qua cùng một kênh.
- Dưới đây là một số dịch vụ không phải trả tiền mà doanh nghiệp của bạn có thể sử dụng: Skype, Google+ Hangouts và Spark.
- Công việc tức thời có thể không phải là lựa chọn tốt nhất nếu nhân viên của bạn không làm việc cùng giờ với các thành viên còn lại trong nhóm.
-
Gửi s cho người tự làm chủ. E-mail là một lựa chọn tốt nếu nhân viên không có cùng giờ làm việc, có múi giờ khác hoặc đặt giờ riêng. Gửi ghi chú của bạn, tài liệu đào tạo, liên kết và tệp đính kèm dễ dàng qua email.- Hãy chắc chắn rằng anh ấy biết sẽ mất bao lâu để trả lời thư.
Phần 2 Tạo tài liệu đào tạo hiệu quả
-
Thiết kế sổ tay đào tạo hoặc hướng dẫn cho nhân viên. Sự sẵn có của một hướng dẫn đào tạo cho phép nhân viên biết phải làm gì bất cứ khi nào họ có câu hỏi hoặc hiểu lầm. Gửi email hướng dẫn cho nhân viên của bạn hoặc chia sẻ nó trong hệ thống lưu trữ đám mây. Bạn nên bao gồm:- trách nhiệm công việc đầu tiên,
- chính sách công ty,
- Cách chạy các tác vụ bằng phần mềm, giao diện trực tuyến hoặc các công cụ khác,
- phương thức giao tiếp với quản lý.
-
Cung cấp chi tiết cụ thể về cách thực hiện các nhiệm vụ. Cố gắng dự đoán các vấn đề hoặc câu hỏi mà nhân viên có thể có và đưa chúng vào sổ tay của bạn. Chi tiết cụ thể cho phép nhân viên hiểu các nhiệm vụ sẽ được thực hiện trước tiên.- Ví dụ: thay vì chỉ nói, "vui lòng trả lại công việc của bạn sau khi bạn hoàn thành", thay vào đó hãy nói điều này: "vui lòng nhấp vào nút gửi để gửi cho chúng tôi công việc của bạn sau khi bạn đã hoàn thành. Điều này sẽ làm mới trang và đưa bạn trở lại giao diện chính. "
- Hãy chắc chắn bao gồm các chi tiết, chẳng hạn như giờ báo cáo, gửi công việc hoặc liên hệ nếu có vấn đề.
-
Đặt hạn ngạch và mục tiêu cho từng nhiệm vụ. Sau khi nói với nhân viên cách thực hiện một nhiệm vụ, hãy đảm bảo họ hiểu các quy tắc, hạn ngạch hoặc hướng dẫn mà họ sẽ phải tuân theo. Anh ấy phải làm bao nhiêu công việc mỗi tuần? Bạn nên giao tiếp với bạn như thế nào? Mất bao lâu để nộp tác phẩm?- Ví dụ, bạn có thể nói, "chúng tôi hy vọng bạn nhận được năm (5) cuộc gọi mỗi giờ" hoặc "bạn nên kiểm tra email của mình một lần ít nhất mỗi giờ trong khoảng từ 9 giờ sáng đến 5 giờ chiều. "
-
Cung cấp nội dung giáo dục cho phần mềm và phần cứng. Nếu có các chương trình hoặc tài liệu cụ thể mà nhân viên phải sử dụng, ngoài các hướng dẫn bằng văn bản, cung cấp hình ảnh rõ ràng về cách tiến hành.- Nếu bạn đang làm việc trên nền tảng máy tính, hãy sử dụng phần mềm chụp màn hình để chụp ảnh hoặc quay video từ màn hình, nêu chi tiết từng bước của quy trình.
- Sơ đồ và đồ thị có thể rất hữu ích cho những nhân viên cần cài đặt một thiết bị hoặc phần mềm cụ thể.
-
Đầu tư vào một chương trình đào tạo trực tuyến. Nếu bạn làm việc với một số lượng lớn người từ xa, bạn có thể thuê một đại lý để phát triển một mô-đun đào tạo trực tuyến để tự động hóa một phần của quy trình đào tạo. Bạn sẽ hợp tác với cơ quan để tạo ra một nền tảng tùy chỉnh có chứa video và các công cụ tương tác.- Các cơ quan như vậy có thể trình bày cho công chúng như các công ty đào tạo hoặc tuyển dụng.
- Mặc dù chi phí cao của tùy chọn này, nó sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian quý báu nếu bạn đào tạo nhân viên của mình thường xuyên.
Phần 3 Giám sát nhân viên
-
Đặt mục tiêu cho nhân viên của bạn. Tạo một dòng thời gian trong các nhiệm vụ mà người đó phải hoàn thành và đặt ra các mục tiêu cụ thể phải đạt được và khung thời gian để đạt được chúng. Điều này giúp cung cấp cho nhân viên từ xa của bạn một chỉ thị và khuyến khích họ làm việc nhanh hơn.- Ví dụ: nói: "Chúng tôi muốn bạn có thể sử dụng phần mềm cuộc gọi của chúng tôi trước khi kết thúc tuần đầu tiên. Đến cuối tháng đầu tiên, bạn nên kiếm được ít nhất 10.000 euro doanh số. "
-
Nhận xét cụ thể về các nhiệm vụ đầu tiên. Đưa ra nhận xét mang tính xây dựng về từng nhiệm vụ trong hai đến ba tuần đầu tiên hoặc cho đến khi nhân viên quen thuộc với các giai đoạn khác nhau trong công việc của họ. Loại bình luận này có thể giúp đánh giá phương hướng và kỳ vọng của công việc mà anh ta làm.- Ví dụ, nói điều gì đó như "Những bức ảnh bạn thiết kế thực sự tốt. Tuy nhiên, chúng tôi nghĩ rằng điều đó sẽ phù hợp hơn với thương hiệu của công ty chúng tôi nếu bạn tuân theo một bảng màu duy nhất.Tương tự như vậy, chúng tôi thích một phông chữ nhỏ hơn. "
- Nhiệm vụ đầu tiên của anh ta phải đủ đơn giản với một sự chậm trễ ngắn. Ví dụ, yêu cầu viết một bài báo nhỏ hoặc tạo một bảng tính cho đến cuối ngày. Điều này sẽ giúp bạn cung cấp cho anh ta thông tin phản hồi nhanh chóng.
-
Hỏi ý kiến và câu hỏi. Khuyến khích nhân viên tiếp cận bạn với bất kỳ câu hỏi nào anh ta có thể có. Sau khi đào tạo xong, hãy hỏi anh ta nếu anh ta có ý kiến trung thực về quy trình. Điều này sẽ giúp bạn làm cho quy trình rõ ràng hơn cho các nhân viên tiềm năng làm việc từ xa.- Nếu nhân viên tiếp cận bạn bằng một câu hỏi, hãy trả lời nó tốt nhất có thể. Nếu bạn có ấn tượng rằng câu trả lời là trong phương tiện đào tạo, hãy thử tham khảo nó bằng cách chỉ định phần.
- Nếu nhân viên mới không gửi cho bạn bất kỳ câu hỏi nào, bạn có thể gửi cho anh ta một cách đơn giản với nội dung tương tự: "chỉ để nhận tin tức. Việc đào tạo diễn ra như thế nào? Bạn có câu hỏi nào không? "
- Nếu bạn muốn, hãy để lại những bình luận nặc danh để bạn cảm thấy thoải mái khi thể hiện bản thân. Sử dụng một trang khảo sát trực tuyến để tạo một mẫu phản hồi.
-
Giao tiếp thường xuyên với tất cả nhân viên của bạn. Cả trong và sau khóa đào tạo, hãy giữ liên lạc với họ và cập nhật tin tức của công ty. Bản tin, hội thảo trực tuyến hoặc thậm chí các cuộc gọi hội nghị hàng tuần có thể thông báo cho họ.- Nhân viên làm việc từ xa có xu hướng cảm thấy bị cô lập hoặc mất liên lạc với các quyết định, tin tức và các sự kiện hiện tại trong công ty. Đó là lý do tại sao điều quan trọng là hỗ trợ họ và khuyến khích họ tiếp cận và cộng tác với các thành viên khác trong nhóm và công ty thông qua mạng xã hội, nhắn tin tức thời hoặc hội nghị truyền hình.