Cách gửi fax

NộI Dung

• giai đoạn
• Phần 1 Trước khi gửi fax
• Phần 2 Gửi fax

Trong bài viết này: Trước khi gửi FaxSending FaxReferences

Bạn có thể cần biết cách gửi fax, vì bạn còn quá trẻ để nghe về phương pháp này hoặc vì đơn giản là bạn đã quên mất phải làm gì. Xin lưu ý rằng có một số biến thể tùy thuộc vào máy fax và do đó bạn nên tham khảo hướng dẫn sử dụng của bạn nếu bạn rửa tay. Đối với hầu hết các máy fax, bạn sẽ cần chèn thư xin việc, quay số fax và sau đó gửi fax.

giai đoạn

Phần 1 Trước khi gửi fax

1. 
   
   

   
   Tạo thư đệm. Máy fax thường được chia sẻ bởi một số văn phòng hoặc bởi một số người trong một văn phòng. Vì bất kỳ ai cũng có thể truy cập fax được gửi đến máy fax, tốt hơn là bao gồm thư xin việc. Do đó, bạn sẽ chắc chắn rằng fax của bạn sẽ đến đúng người nhận.
   • Thư xin việc chứa tên của người nhận, nội dung của bản fax và số trang có trong đó. Nó cũng nên bao gồm thông tin liên lạc của người gửi, chẳng hạn như tên và số fax của anh ấy. Người nhận sẽ biết ai là người gửi fax và có thể trả lời nếu cần.

2. 
   
   

   
   Quay số fax. Sau đó, bạn sẽ cần quay số fax, giống như bạn làm trên điện thoại. Trên hầu hết các máy fax mới, mã quốc gia không bắt buộc phải quay số địa phương, nhưng vẫn cần thiết cho các cuộc gọi đường dài. Một số máy fax yêu cầu mã này, bất kể khu vực gửi đi. Tìm hiểu về các tính năng của máy của bạn.
   • Có thể cần phải quay số mã quốc gia trước các số địa phương, nhưng chỉ khi mã này được yêu cầu. Đối với các số đường dài, nó hầu như luôn luôn cần thiết.
   • Bạn có thể phải quay số 9 thường xuyên trước khi số đường dài. Kiểm tra các chi tiết cụ thể của máy fax của bạn.
   • Đảm bảo bạn đang sử dụng số fax chứ không phải số điện thoại của người bạn đang cố gắng liên hệ. Các số thường được viết cạnh nhau trên danh thiếp và rất dễ bị nhầm khi nhìn nhầm số.

3. 
   
   

   
   
   
   Xác định phương pháp tải. Khi bạn đặt các tài liệu fax vào máy, bạn cần đặt chúng đúng hướng. Tài liệu sẽ được quét, vì vậy nếu nó đối diện sai vị trí, mặt sau sẽ được quét và bạn sẽ gửi một bản fax trống. Kiểm tra xem tài liệu được định hướng chính xác trước khi gửi bằng fax.
   • Tất cả các máy fax không tính phí theo cùng một cách. May mắn thay, tất cả các máy fax đều có dấu hiệu cho biết hướng đặt tài liệu. Ở đâu đó bên cạnh nơi bạn đang nạp giấy, hãy tìm biểu tượng của một tờ giấy có góc gấp. Trên biểu tượng này, bạn sẽ thấy rằng một mặt của tờ giấy có các dòng và mặt kia trống.
     • Nếu các đường nằm ở phía mà góc được gấp lại, điều này có nghĩa là các tờ phải được đưa vào máy fax với mặt trống đối diện với bạn.
     • Nếu góc gấp có màu trắng, điều đó có nghĩa là các tài liệu bạn nhập vào máy fax phải có mặt in đối diện với bạn.

4. 
   
   

   
   
   
   Fax đúng loại tài liệu. Máy fax hoạt động tốt nhất với khổ giấy tiêu chuẩn. Gửi một cái gì đó ở định dạng không chuẩn có thể không hoạt động, máy fax của bạn có thể kêu vang hoặc làm hỏng. Nếu bạn cần gửi một tài liệu không có kích thước tiêu chuẩn, chẳng hạn như biên nhận, trước tiên hãy tạo một bản sao của mặt hàng và fax nó.
   • Kích cỡ giấy phù hợp với hầu hết các máy fax là A4 hoặc US, như với máy in.

Phần 2 Gửi fax

1. 
   
   

   
   Sử dụng máy fax của bạn để gửi fax. Khi bạn đã hoàn thành tất cả các bước trên, bạn đã sẵn sàng gửi fax. Tài liệu được chèn chính xác, bạn đã quay số của người nhận, giờ bạn đã sẵn sàng nhấn nút "Gửi". Nút này thường rộng và được chỉ định tốt. Kết thúc rồi! Bạn đã gửi fax của bạn!
   • Bạn sẽ nhận thấy rằng một khi bạn đã nhấn phím "Gửi", máy fax sẽ phát ra tiếng bíp và tiếng rít. Những âm thanh này tương ứng với giao tiếp giữa một số máy fax. Sau vài phút, khi fax được gửi thành công, bạn sẽ nghe thấy một tiếng bíp dài và rõ ràng. Khi gặp sự cố khi gửi fax, bạn thường nghe thấy một âm thanh lớn khủng khiếp. Nếu bạn nghe thấy tiếng sau, bạn nên kiểm tra máy fax để đánh giá vấn đề.

2. 
   
   

   
   Sử dụng Internet để gửi fax của bạn. Cũng có thể sử dụng Internet để gửi tài liệu đến máy fax. Có một số dịch vụ cho việc này, hầu hết trong số họ được trả tiền. Tuy nhiên, chúng có thể là những khoản đầu tư khôn ngoan nếu bạn không gửi fax thường xuyên và không muốn mua máy fax hoặc sử dụng các dịch vụ như FedEx.
   • PamFax là một dịch vụ fax tuyệt vời cho Skype. Chương trình này, tuy nhiên, đòi hỏi một đóng góp tài chính nhỏ.
   • HelloFax là một dịch vụ Google Drive được tích hợp tốt cho phép bạn dễ dàng fax tài liệu Google. Nó cung cấp một số fax miễn phí và sau đó tính phí cho bạn sau đây.

3. 
   
   

   
   Gửi fax qua e-mail. Tùy thuộc vào số mà bạn đang gửi fax, có thể chỉ cần gửi tài liệu điện tử đến máy fax mà không phải trả phí dịch vụ. Tuy nhiên, bạn nên biết rằng phương pháp này được giới hạn ở một số số fax nhất định và chỉ cho phép gửi thông tin hạn chế.
   • Bạn có thể kiểm tra xem số fax có được tích hợp hay không bằng cách tìm hiểu trên mạng.
   • Sử dụng công thức này để tạo địa chỉ mà bạn sẽ gửi: "[email protected]".
   • Xóa dấu ngoặc kép, thay đổi số thành số fax (bao gồm mã quốc gia, cũng như tên và họ của người bạn gửi đến).
   • Lưu ý rằng chỉ có e trong khung e sẽ xuất hiện trên fax. Bạn không thể đính kèm tệp PDF hoặc các tài liệu khác bằng phương pháp này.