NộI Dung
là một wiki, có nghĩa là nhiều bài viết được viết bởi một số tác giả. Để tạo ra bài viết này, 20 người, một số người ẩn danh, đã tham gia vào phiên bản và cải tiến theo thời gian.Tất nhiên có thể đăng ký các nhiệm vụ của bạn sẽ được thực hiện ưu tiên trên một tờ giấy nếu bạn cảm thấy có thể làm tất cả trong không gian của một buổi chiều.
Tuy nhiên, khi rất nhiều thứ phải làm rơi vào bạn cùng một lúc, nhiều trong số chúng thường bị hoãn lại cho đến ngày hôm sau, nếu đó không phải là tháng sau. Nhờ bảng tính Excel mà chúng tôi đề xuất tạo trong bài viết này, các ưu tiên của bạn sẽ được Excel quản lý tự động theo thời hạn trong tương lai và thứ tự các nhiệm vụ sẽ hoàn thành sẽ được sắp xếp lại để bạn có thể hoãn các nhiệm vụ này ít nhất có thể. .
Thực hiện theo hướng dẫn này và trong 20 phút, bạn sẽ có một cách rất hiệu quả để quản lý các ưu tiên của mình trên máy tính.
Lưu ý: Theo các phiên bản quốc tế của Excel, điểm sự tách biệt trong các công thức có thể được thay thế bằng dấu chấm phẩy.
giai đoạn
-
Tạo tab "Máy tính để bàn" hoặc "Trang chủ". Mở một bảng tính Excel mới. Nhấp chuột phải vào tab "Sheet1" ở cuối màn hình và nhấp vào "Đổi tên". Đăng ký thay vì "Nhà" hoặc "Văn phòng". -
Đồng thời đổi tên "Trang tính 2" thành "Mẫu" và "Trang tính 3" thành "Điểm" theo cùng quy trình như trong bước đầu tiên. -
Tạo bảng quan trọng. Trong tab "Điểm", điền vào các cột A, B và C như sau: -
Xác định tên "Tầm quan trọng". Chọn các ô từ A2 đến C7. Với Excel 2007 trở lên, nhấp vào "Công thức" và sau đó "Xác định tên". Với Excel 2004 trở lên, nhấp vào "Chèn"> "Xác định"> "Tên".- Khi Excel yêu cầu bạn đặt tên, hãy nhập "Tầm quan trọng" và nhấp vào "OK".
-
Tạo bảng nỗ lực. Lặp lại các bước 3, 4 và 5 để tạo bảng nỗ lực trong các cột E, F, G. Chọn các ô từ E2 đến G6 và xác định chúng theo tên "Nỗ lực". -
Tạo một bảng các trường hợp khẩn cấp. Lặp lại các bước 3, 4 và 5 để tạo bảng khẩn cấp trong các cột I, J và K. Xác định các ô này bằng tên "Khẩn cấp". -
Nhập các tiêu đề trong tab "Trang chủ" hoặc "Văn phòng", tùy theo lựa chọn của bạn. Chúng tôi sẽ giả sử ở đây rằng bạn đã chọn đặt tên cho tab này là "Nhà". Nhấp vào nó và chèn các tiêu đề sau vào dòng 1:- A - Ưu tiên; Chúng tôi sẽ nhập vào đây công thức của các ưu tiên, 1 cho các nhiệm vụ quan trọng nhất. Nhưng con số này có thể lên tới hơn 100.
- B - Nhiệm vụ; tên của nhiệm vụ được thực hiện
- C - Tầm quan trọng; nó sẽ được ghi chú bằng các chữ cái A, B, C, D, E hoặc F của bảng.
- D - Nỗ lực, Một lưu ý từ 1 đến 5, rút ra từ bảng "Nỗ lực".
- E - Cấp cứu; Một công thức dựa trên thời hạn hoàn thành nhiệm vụ
- F - Hạn chót; Ngày mà nhiệm vụ phải được hoàn thành muộn nhất. Thời hạn không phải lúc nào cũng được tôn trọng trong bức thư. Do đó, "Gia tốc" cho bạn biết ngày mà bạn có thể bắt đầu thực hiện nhiệm vụ này và "Gia hạn" cung cấp cho bạn ngày cho đến khi nhiệm vụ có thể bị hoãn lại. Ví dụ: chúng tôi có thể tăng tốc 5 ngày và gia hạn thêm 4 ngày cho nhiệm vụ "Đi đến tiệm làm tóc" - thực sự, sẽ không có ý nghĩa gì khi đến tiệm làm tóc trước hai tuần và mọi người sẽ bắt đầu nhận thấy rằng bạn cần đến tiệm làm tóc nếu trễ hơn 4 ngày.
- G - Tăng tốc - Số ngày trước ngày giới hạn mà bạn có thể (bắt đầu) hoàn thành nhiệm vụ được đề cập.
- H - Gia hạn; tự động gia hạn thời hạn
- Tôi - những ngày còn lại; đây là công thức tính số ngày trước ngày giới hạn. Công thức sẽ trả về số ngày âm nếu vượt quá thời hạn.
- J - Ngày kết thúc; ngày mà nhiệm vụ được hoàn thành.
- K - Nhận xét; tất cả các chi tiết liên quan đến nhiệm vụ được thực hiện
-
Nhập danh sách nhiệm vụ của bạn. Lưu ý rằng các cột "Ưu tiên", "Khẩn cấp" và "Ngày còn lại" đã bị bỏ trống. Chúng tôi sẽ hoàn thành chúng sau bằng cách sử dụng các công thức. Dưới đây là ví dụ về các công việc gia đình bạn có thể phải làm. -
Giữa các công thức cho "Ngày còn lại", "Khẩn cấp" và "Ưu tiên". Các công thức này phải được nhập vào dòng thứ hai của mỗi cột được đề cập trong câu trước.- Trong cột I (Số ngày còn lại) = F2-SI (ESTVIDE (J2), HÔM NAY (), J2)
- Trong cột E (Khẩn cấp) = SI (I2> G2.5, SI (I2> 0.4, SI (I2 = 0.3, SI (I2 + H2> 0.2.1))))
- Trong cột A (Ưu tiên) = VLOOKUP (C2, Tầm quan trọng, 2, FALSE) + VLOOKUP (D2, Effort, 2, FALSE) + VLOOKUP (E2, Khẩn cấp, 2, FALSE)
-
Chuyển định dạng của ô I2 thành "Số". Nhấp chuột phải vào ô, chọn "Định dạng ô" và nhấp vào "Số". Ngoài ra, đặt "0" vào ô "Số thập phân". Nhấp vào "OK". -
Sao chép các công thức trong các cột "Ưu tiên", "Khẩn cấp" và "Ngày còn lại" và mở rộng chúng vào các ô trống còn lại trong mỗi cột này. Trước tiên, nhấp vào "E2" và nhấn đồng thời các phím "CTRL" và "C" sau đó chọn các ô từ E3 đến E10 và nhấn đồng thời các phím "CTRL" và "V". Làm tương tự để mở rộng công thức của I2 trong các hộp I3 đến I10. Cuối cùng, lặp lại quy trình này một lần nữa để mở rộng công thức A2 vào các ô từ A3 đến A10. Đừng chú ý đến các giá trị lạ được trả về bởi các ô trên các dòng không có tác vụ được viết. -
Sắp xếp các dòng theo thứ tự ưu tiên. Chọn các ô từ A1 đến K1 và phóng to lựa chọn này để bao gồm tất cả các dòng có chứa một tác vụ.Sau đó bấm vào "Dữ liệu"> "Bộ lọc". -
Lưu bảng tính của bạn, bao gồm cả ngày, để tìm ra ngày cuối cùng tệp được mở. -
Hoàn thành các nhiệm vụ được thực hiện. Khi bạn hoàn thành một nhiệm vụ, hãy nhập nó vào cột "Ngày kết thúc". Ghi nhớ mẹo này: Khi bạn nhấn đồng thời "CTRL" + ";" (phím Điều khiển và phím;), ngày hiện tại sẽ tự động xuất hiện trong ô đã chọn. -
Xem thứ tự ưu tiên của bạn thay đổi mỗi ngày. Dưới đây là những ưu tiên cho những ngày sắp tới. Vào ngày 13 tháng 7, tất cả các nhiệm vụ phải hoàn thành trước thời hạn được gọi là "tăng tốc". Vào ngày 20 tháng 7, các ưu tiên hàng đầu (những người có số lượng nhỏ nhất) là bốn nhiệm vụ và trong số đó, cắt cỏ (đã đạt đến thời hạn). Vào ngày 21 tháng 7, mức độ ưu tiên của việc cắt cỏ thậm chí còn lớn hơn (chúng tôi đã bước vào giai đoạn "dextension") và vào ngày 23 tháng 7, mức độ ưu tiên này đã tăng hơn nữa, bởi vì chúng tôi đã vượt qua giai đoạn "dextension". Chúng tôi cũng thấy rằng nhiệm vụ "Trả phí" đã tăng lên vào các ngày 23 và 25 tháng 7.
- Đọc các bài viết được liệt kê dưới đây để tìm hiểu thêm về cách quản lý thời gian và ưu tiên của bạn.
- Có thể tải xuống một bản sao của bảng tính này đến địa chỉ sau:
- = IF (WEEKDAY (TODAY (), 2)> 5, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5) 7 +, TODAY () - (WEEKDAY (TODAY (), 2) -5))
- Đừng ngần ngại sắp xếp danh sách việc cần làm của bạn hàng ngày nếu cần thiết.
- Chia các nhiệm vụ lớn của bạn thành nhiều nhiệm vụ nhỏ hơn.
- Sao chép các tác vụ định kỳ của bạn trong tab "Mẫu" để bạn có thể dễ dàng tìm và sao chép chúng.
- Bạn có thể tự do thay đổi các điểm được chỉ định cho từng cấp độ ưu tiên.
- Không trộn lẫn các nhiệm vụ liên quan đến gia đình và nhà của bạn với những công việc liên quan đến công việc của bạn trong cùng một sổ làm việc Excel.
- Bạn có thể tự do thêm các cột mới vào bảng này - người đã giao cho bạn nhiệm vụ, trong đó thể loại được ghi và vv.
- Sử dụng công cụ AutoFilter để chọn các tác vụ đã quá thời hạn (Urgency = 1) hoặc các tác vụ rất quan trọng (Importance = "A").
- Một cách để luôn cập nhật nhiệm vụ định kỳ là nhập mục này trong cột "Hạn chót" (Ví dụ này dựa trên Thứ Sáu, được biểu thị bằng "5" ở đây)
- Thêm một hình thức có điều kiện (sử dụng chức năng "SI") trong cột "Hạn chót" để tự động cho biết thời hạn đã qua.
- Mỗi tuần hoặc tháng, đếm số lượng nhiệm vụ được thực hiện trong khoảng thời gian đã chọn. Đây có thể là phản hồi tích cực duy nhất bạn nhận được về công việc của bạn.
- Công thức này lấy ngày hiện tại (Thứ Hai = 1, Thứ Ba = 2, v.v.) và kiểm tra xem chúng tôi đã vượt qua hay chưa vào Thứ Sáu của tuần hiện tại. Nếu đây là trường hợp, công thức thêm 7 vào thứ Sáu hiện tại, để trả về kết quả của thứ Sáu tiếp theo. Nếu Thứ Sáu chưa được vượt qua thì công thức chỉ cần trả về ngày Thứ Sáu của tuần này.
- Trong ví dụ này, Thứ Hai = 1, Thứ Ba = 2, Thứ Tư = 3, Thứ Năm = 4, Thứ Sáu = 5, Thứ Bảy = 6, Chủ Nhật = 7.
- Chúng tôi cũng có thể thay đổi công thức này để hoạt động chẳng hạn vào thứ Ba. Chúng tôi thấy trong danh sách ở trên Thứ ba = 2, do đó cần phải thay đổi công thức được đưa ra trên tất cả 5 trên 2.
- Lưu tờ này thường xuyên.
- Các số được gán cho các ưu tiên khác nhau này không phải lúc nào cũng được sắp xếp. Do đó, việc điền mức ưu tiên với số "1" được chỉ định sẽ không làm tăng số liên quan đến các ưu tiên khác. Có thể một số ưu tiên có số liên kết vượt quá 100 và tất cả các số có thể không được gán cho mức độ ưu tiên. Tôi khuyên bạn nên tập trung vào các ưu tiên với các số từ 1 đến 12.
- Đừng lo lắng nếu bạn viết nhiều nhiệm vụ trong bảng tính này. Hoàn toàn không xấu hổ khi các nhiệm vụ ở dưới cùng của danh sách trong vài tháng. Họ sẽ bắt đầu đi lên trong danh sách khi thời hạn đến gần.
- Cách bạn quản lý thời gian là duy nhất với bạn và bảng tính này có thể không phù hợp với bạn. Bạn cũng có thể nghĩ rằng việc phải mở tệp này mỗi ngày đòi hỏi quá nhiều công việc hoặc quá xâm phạm. Đó là lý do tại sao bảng tính này có thể hữu ích cho bạn, ví dụ, nó dường như hoàn toàn vô dụng với hàng xóm của bạn hoặc ngược lại.
- Bạn có thể sử dụng bảng tính phần mềm bảng tính trực tuyến của Google thay vì sử dụng Excel. Do đó, tệp của bạn sẽ có sẵn ở bất cứ đâu từ khi bạn có thể truy cập Internet.